Каждой организации для своей деятельности (будем избегать слова «осуществления», которое вставляют куда надо и не надо, и, как видим, оно совершенно лишнее), нужен свой почтовый сервер.

Подходы к решению этой задачи могут быть разные. Если говорить о небольшом предприятии, например, до 200-300 сотрудников, то основных подходов к решению данной задачи можно выделить три:

  1. Сервисы на основе бесплатных почтовых служб, например Google Mail, Яндекс.Почты, mail.ru или других подобных;
  2. Собственный почтовый сервер на основе свободно распростираемого программного обеспечения;
  3. Лицензия на Microsoft Exchange Server.

Бесплатные службы Google Mail, Яндекс.Почта, mail.ru и пр.

Хотя они в исходном состоянии бесплатные, однако, например у Google, бесплатным может быть только публичный почтовый ящик типа [email protected]. Такой адрес может тоже обеспечить все необходимые сервисы для организации, однако, для регистрации на некоторых сайтах, там могут потребовать адрес корпоративной почты, а не адрес почтового сервиса общего пользования (public mail).

Если же нужен почтовый адрес с именем корпоративного сайта (типа [email protected]), то все эти почтовые службы общего пользования таковой могут предоставить, но он будет уже платный, однако недорогой, порядка 50 долларов в год (для Google) на один ящик. Тем не менее, его вид и функционал будет неотличимы от полноценного корпоративного почтового сервиса.

Yandex и biz.mail.ru тоже предоставляют платные корпоративные почтовые сервисы, но у них есть бесплатный пробный период.

Многие предприятия не брезгуют использовать бесплатные почтовые ящики, размещённые на службах общего пользования, не заботясь о том, выглядит ли адрес корпоративной почты как корпоративный. Как говорится, «шашечки, или ехать».

Преимущества таких условно бесплатных почтовых сервисов следующие.

  • Готовую почту можно получить сразу при регистрации, для этого не требуется квалификация даже продвинутого пользователя, не говоря уже об ИТ-специалисте;
  • Отсутствие капитальных затрат (нет нужды приобретать сервер под почту и его настраивать);
  • Лёгкость и простота администрирования и управления пользователями, простой интерфейс пользователя;
  • Использовать почту можно из любого места, где есть Интернет, и практически на любом устройстве, в том числе на мобильном;
  • Наличие разного рода фильтров и сборщиков почты по категориям, сервис «антиспама» и пр.

Однако, следует рассмотреть и минусы такого решения. Как это часто бывает, недостатки часто являются продолжением достоинств, либо наоборот.

  • Сервис корпоративной почты не принадлежит предприятию, и не расположен на его собственном сервере, поэтому, для случаев, где требуется высокая степень конфиденциальности, такой вариант не подойдёт;
  • При недоступности сервиса в Интернете, или замедление его работы, могут быть негативные последствия для бизнеса предприятия, не исключён и вариант потери данных;
  • Способы резервирования почтовых сообщений и восстановления работы почтовых ящиков являются «головной болью» самого пользователя, при этом нет гарантии, что, например, просто скачав сообщения на местное хранилище данных, после возврата их на облачный сервис, удастся сохранить оригинальными даты писем;
  • Бывают случаи, когда при отправке письма, адресат его не получает, и в случае использования бесплатного сервиса, у вас нет возможности проанализировать ситуацию и выяснить, на каком этапе и куда делось письмо. Может быть и обратная ситуация – вы не можете получить письмо, хотя отправитель вам точно его отправил;
  • Отсутствие доступа к журналу сервера (логам) почтового сервера, чтобы, в частности, прояснить ситуацию в предыдущем пункте;
  • У организации нет простых и очевидных способов ограничить доступ к почтовым ящикам только из ИТ-системы предприятия, если такое нужно. В принципе, это сделать можно, но без опытного ИТ-шника здесь не обойтись, и это возможно далеко не во всех бесплатных почтовых сервисах;
  • Нет полной информации от том, как провайдер почтового сервиса использует информацию из почтовых сообщений, к которой, понятное дело, у него теоретически есть доступ (только ли для показа контекстной рекламы?);

После тщательного рассмотрения вышеприведённых плюсов и минусов «условно-бесплатных» почтовых сервисов, многие предприятия и организации призадумаются над тем, стоить ли использовать такие сервисы для своей работы, несмотря на всю их простоту и отличные функции.

Собственный почтовый сервер на базе открытого ПО (open-source)

Для такого решения организация должна прибрести собственный «железный» сервер, либо арендовать сервер в облаке по модели IaaS, а затем установить на него выбранное открытое ПО. Поэтому такой вариант связан с некоторыми капитальными затратами. Если в ИТ-системе организации уже используются другие серверы, например, сервер баз данных, то можно либо выделить под почтовый сервер ресурсы имеющихся серверов, либо (что лучше) приобрести отдельный сервер (собственный или IaaS).

Преимущества такого подхода:

  • Полный контроль над информацией в почтовых сообщениях без опасений, что она будет доступна провайдеру бесплатных почтовых служб (правда, в случае IaaS, тоже нет полной гарантии, что почту не может просматривать облачный провайдер);
  • Можно ограничивать доступ к почте согласно правилам организации, например, установить доступ к почте только с офисных рабочих станций, а также регламентировать правила обработки конфиденциальной информации по различным признакам, которые возможно гибко настраивать;
  • Резервирование почтовых сообщений можно настраивать, группировать сообщения по различным признакам по любой подходящей схеме;
  • Возможность установки различных функций, например, возможность создания аккаунтов только для переписки внутри организации, формирование чёрных и белых списков, различные ограничения по ящикам и доменам, копирование почты из выбранных ящиков, списки рассылки и пр. (частично такой функционал может быть в бесплатных сервисах, но с собственным сервером он намного шире);
  • Мониторинг работы сервера является прерогативой самой организации, наличие логов, позволяет отследить любую проблему, найти пропавшие письма и пр.;

Недостатки почтового сервера open-source:

  • Необходимость некоторых капитальных затрат, и, хотя для самого сервера требуются относительно небольшие вычислительные ресурсы, чем больше организация и чем больше требуется глубина хранения архивов почты, тем более высокими будут требования к параметрам системы хранения и резервирования;
  • Повышенные требования к квалификации системного администратора, который должен, по крайней мере, обладать опытом работы с почтовыми серверами.
  • Веб-интерфейс собственного сервера далеко не так удобен, как в бесплатных почтовых службах, где организован быстрый поиск, фильтры, сортировка, метки и пр.

Microsoft Exchange Server

Microsoft Exchange – это не только почта, но и платформа для обмена сообщениями (Messaging, почта в том числе) и коллективной работы (Collaboration), которая позволяет совместно работать над различными документами, программными кодами и пр., таким образом, что каждый участник видит у себя на рабочей станции наиболее актуальную версию разрабатываемого продукта.

Кроме того, Microsoft Exchange обеспечивает совместный доступ к календарям и задачам, а также обеспечивает доступ с мобильных устройств и удалённый доступ через Интернет, поддерживает системы голосовых сообщений (начиная с Exchange 2007).

Достоинства Microsoft Exchange:

  • Небольшие требования к ИТ-квалификации администратора, настройка и эксплуатация системы не представляет особых сложностей;
  • Несмотря на простоту настройки, Exchange обладает широким функционалом;
  • Удобство администрирования, которое делается при помощи стандартных средств Microsoft Windows Server;
  • Наличие общих календарей, что особенно полезно для организаций с числом сотрудников более 20-30;
  • Интеграция с Active Director, службой каталогов Microsoft для Windows Server, таким образом, что при регистрации нового пользователя, ему автоматически создаётся почтовый ящик, в который он может заходить через интерфейс Microsoft Outlook.

Недостатки Microsoft Exchange:

  • Довольно высокая цена Exchange, кроме того, для каждой рабочей станции необходимо приобретать Microsoft Office вместе с Outlook, поэтому для небольших компаний с ограниченным бюджетом нужно тщательно просчитывать окупаемость такого решения;
  • Параметры оборудования сервера должны быть выше, у open-source серверов на Linux, и для поддержки большого объёма почты (порядка 50 Гбайт) в организации на несколько десятков сотрудников потребуется уже довольно мощный сервер;
  • Необходимость дополнительных расходов на сервер резервирования и ПО к нему;

Другие решения

Существует ряд других решений, в основном, open-source.

hMailServer

Существует ещё hMailServer — бесплатный почтовый сервер под платформу Windows. Он работает как служба Windows и включает в себя инструменты администрирования и резервного копирования, поддерживает почтовые протоколы IMAP, POP3, SMTP. Для хранения настроек и индексов использует базы данных типа MySQL, MS SQL или PostgreSQL.

hMailServer поддерживает механизмы антиспама, а также антивируса ClamWin и ClamAV. Так же есть возможность использования любого антивирусного сканера с командной строкой.

Начиная с версии 5.4, hMailServer распространяется с открытым исходным кодом.

Почтовый сервер Zimbra

Zimbra – довольно старый и известный продукт, с пакетом расширений Zextras, который работает на базе Zimbra OSE (open source edition). Помимо почты, есть возможности коллективной работы, виртуальный диск и другие возможности: задачи, календарь, адресная книга, автоответы, простой чат через веб-клиент, поиск по почтовой базе, шифрование почтовых сообщений, антиспам и антивирус, веб-консоль управления для администратора.

Roundcube

Roundcube — почтовый клиент с веб-интерфейсом, с поддержкой протоколов IMAP и SMTP, который устанавливается на сервер с поддержкой PHP версии 5.4.0 или выше, где в качестве базы данных можно использовать MySQL, PostgreSQL, SQLite, MSSQL или Oracle Database. Распространяется как свободное ПО.

Проект существует с 2005 года, в современных версиях поддерживается многоязычность, обеспечена полная поддержка MIME- и HTML-сообщений, вложений, имеется собственная адресная книга и система подсказки имени адресата при вводе, поддерживаются персональные папки сообщений и проверка правописания. Для ускорения доступа к письмам имеется функция кэширования. Внешний вид программы изменяется при помощи персонализируемых оболочек. Поддерживается русский язык интерфейса.

Mozilla Thunderbird

Mozilla Thunderbird — бесплатная кроссплатформенная свободно распространяемая программа для работы с электронной почтой и группами новостей, а также с календарём (при установке расширения Lightning). Решение является составной частью проекта Mozilla. Поддерживает протоколы: SMTP, POP3, IMAP, NNTP, RSS. Предоставляются официальные сборки для Microsoft Windows, macOS, Linux (i386), причём набор возможностей на всех платформах одинаков.

Заключение

Это далеко не полный перечень сервисов и решений электронной почты.

По ссылке https://www.g2.com/categories/email можно найти краткое описание, хороший сравнительный анализ и пользовательский рейтинг различных решений, где можно выбрать наиболее подходящее решение для каждого набора запросов и требований к почтовому серверу для той или иной организации.

В целом, при выборе почтового сервера для организации можно рекомендовать такой подход. Сначала необходимо всесторонне оценить потребности организации в части электронной почты. Решить, нужны ли дополнительные сервисы, типа мгновенного обмена сообщениями (Instant Messaging), чата и коллективной работы. Исходя из этого функционала, можно выбрать несколько решений, которые могут обеспечить такой функционал. На данном этапе, не стоит сразу ограничивать выбор одной из трёх вышеприведённых групп решений (условно-бесплатные решения, сервер с открытым ПО, либо форменные почтовые клиенты, типа Exchange).

Затем, если в штате нет соответствующего специалиста, необходимо привлечь консультанта, который проведёт более тщательный сравнительный анализ по потребностям организации в рамках её бюджета. И тогда, результирующая картина сама укажет какое конкретное решение выбрать.

Самое плохое, что можно сделать при выборе решения почтового сервера организации, это положиться на советы друзей типа «Вот я там-то админил то-то, это круто, только его и берите!». То, что было «там-то», вам может и не подойти.